כמעט תמיד כשאנחנו חושבים על אירוע, אנחנו חושבים על האוכל, ונכון, זוהי אולי הסוגייה המרכזית של האירוע, אך לא פחות חשובה ממנה היא סוגיית רשימת המוזמנים לחתונה, כי בסוף, אלה הם האנשים שיהיו לצידכם ברגע המרגש בחיים.
מעבר לעובדה שמדובר ברשימה של שמות שאותה יש להכין, מדובר בהליך קבלת החלטות רגיש במיוחד, שמצריך פעמים רבות התייעצויות עם קרובי המשפחה ולעיתים גם התמודדות רגשית. אז איפה מתחילים? איך מחליטים מי נכנס ומי יוצא מהרשימה? הכנו לכם מדריך שיסייע לכם לצלוח את המשוכה הזו.
איך יוצרים רשימת מוזמנים לחתונה?
כל הזוגות מכירים את זה, קבעתם תאריך לחתונה ועכשיו עליכם להגדיר כמה מוזמנים מגיעים לאירוע שלכם, כי הדבר ישפיע כמעט על הכול – התקציב, המקום שבו תבחרו להתחתן וההתארגנות שלכם לקראת האירוע.
הצעד הראשון בתהליך יהיה גיבוש רשימה ראשונית – שבו יחד בערב שקט וללא הפרעות והתחילו להכין את הרשימה שלכם, זרקו כל שם שעולה לכם לראש והיו סבלניים כלפי רעיונות שאולי בתחילה לא ישמעו לכם טובים.
אתם יכולים לעשות את הכול על דף ונייר, אבל היום הרבה יותר פשוט לערוך את הרשימה בצורה מסודרת בכלי דיגיטלי שיאפשר לכם בשלב יותר מאוחר גם לשלוח את הרשימה לצורך ההזמנה. הכינו טבלה מסודרת בגוגל דרייב, עם עמודות לצד המוזמנים, לקרבה משפחתית ולסטטוס אישור ההגעה. שימו לב – יש היום אפליקציות שמסייעות לכם לעשות זאת ממש בקלות.
אחרי שתהיה לכם הרשימה הראשונית, תוכלו לחדד אותה, לבחון כמה מוזמנים באמת אתם רוצים בחתונה שלכם ולהחליט האם יש כאלו שצריכים לרדת ממנה או שיש צורך דווקא להרחיבה.
לפי מה תחליטו את מי להזמין?
ההחלטה את מי להזמין לחתונה תלויה בכמה שיקולים, חלקם פרקטיים וחלקם רגשיים ובראש ובראשונה יש לקחת בחשבון שאת כל הקרובים הדרגה הראשונה יש להזמין. לעומת זאת, כאשר מדובר בקרובי משפחה מדרגה רחוקה יותר, יש לבחון לעומק האם ומתי הייתם בקשר איתם, עד כמה חשוב לכם שיגיעו, האם הם גרים קרוב או אפילו בארץ וכדומה.
השלב הבא יהיה החברים – וכאן העבודה דווקא פשוטה למדי כי אין כאן בכלל התלבטות, מי שהם החברים שלכם, תרצו אותם לצידכם ביום הגדול שלכם והם ישמחו להיות שם עבורכם. השאלה הופכת למורכבת יותר כאשר מדובר בזוג שיש לו המון חברים, ואז כדאי לעשות הגבלה מסוימת לכמות החברים, בוודאי אם יש משפחה גדולה במיוחד.
עוד נושא שיש לשים אליו לב בהחלטה היא בקשות ההורים – לעיתים קרובות ההורים יבקשו להזמין חברים קרובים שלהם, וכדי להימנע מחיכוכים יש לתאם האם מדובר ברשימה פתוחה או שיש לה הגבלה ולהגדיר את הגבולות הללו מראש.
איך להתמודד עם רשימה גדולה מדי?
כמו שאומרים, צרות של עשירים – אם הרשימה שלכם גדולה מידי ואתם שופעים בבני משפחה, חברים ומכרים, יהיה עליכם לעשות סינון כל שהוא והנה שני טיפים כיצד לעשות זאת נכון:
- בשלב הראשון ודאו שכל המוזמנים שחשובים לכם באמת נמצאים ברשימה הראשונית, לאחר מכן הוציאו כפילויות ברשימה או אנשים שלא באמת קשורים ישירות לחייכם (אל תשכחו את בקשות ההורים בשלב הזה, כן?)
- בשלב האחרון קבעו קריטריונים שיסייעו לכם לעשות סינון טוב יותר, למשל, קריטריון שקובע שאתם מזמינים לחתונה רק חברים שפגשתם בשלוש השנים האחרונות. השלב יכול להיות קצת קשה, כי יש חריגים בכל קריטריון, ואתם תצטרכו למצוא את עמק השווה על אותם חריגים במידה ויעלו.
למה כל כך חשוב שיהיו אישורי הגעה?
זה אמנם נראה כמו פרט טכני ושולי, אך למעשה אישורי הגעה הם שלב מרכזי בתכנון האירוע, במיוחד אם אתם מתכננים חתונה אינטימית. אתם יכולים לבקש לאשר לכם בהודעה, או לעשות שימוש באפליקציה של אישורי הגעה וחשוב שתעשו זאת כדי לחסוך לעצמכם הוצאות מיותרות.
בנוסף, כאשר יש לכם אישורי הגעה, אתם יכולים לתכנן טוב יותר את סידור האורחים סביב השולחנות, תוכלו לבקש גם מפה מסודרת של האולם ולהחליט בדיוק מי יישב היכן.
טיפ שלנו לסיום? שימו את החברים הקרובים קרוב לרחבה ואת המבוגרים רחוק מהרמקול.
